12.04.15

Bestyrelsesmøde den 12. april 2015.

 

Tilstede ved bestyrelsesmødet er Britt, Heidi, Maria, Mona, Søren, Mie og Louise

 

Formand Britt Carlsen byder velkommen.

Ordstyrer: Britt 

Referent: Louise H

 

1: Velkomst til nye bestyrelsesmedlemmer, Maria Kaufmann og Louise Hansen.

 

2: Endelig godkendelse af vedtægter. Ved repræsentantskabsmøde næste søndag, hvor vi deltager med Britt og Maria, vil vi ved deltagelse blive en endelig klub.

 

3: Bestyrelsesmedlemmerne skal udfylde en Børneattest samt indhente en straffeattest. Dette skal gøres, hvis vi skal kunne søge tilskud hos kommunen.

 Der er talt omkring tavshedspligt blandt bestyrelsens medlemmer. Britt oplyser, at hun har valgt, at de to juniorrepræsentanter ikke skal deltage i mødet i dag. Vi er som voksne ansvarlige og har tavshedspligt.

 

4: Vedr. offentliggørelse af foto af personer taget af LFHR´s ryttere og andet personel på stedet vil Heidi sørger for, at få sendt mail ud til alle medlemmer, der skal skrive under på, at billeder, der bliver taget, må lægges ud og offentliggøres. Medlemmer og evt. værge skal skrive under, og afleveres til bestyrelsen, der holder blanketterne.

 Hvis man skal deltage i et tvunget møde, får man kørselspenge. Det er blevet besluttet, at der udbetales 2,10 kr. pr. km. fra kørsel hjemme fra til stedet og hjem igen.

 

5: opsummering fra udvalg: Bestyrelsen har en gruppe på facebook. Louise Jørgensen er medlem af gruppen.

 Der skal i hvert udvalg være et bestyrelsesmedlem, der er tovholder for udvalgene.

Heidi er ansvarlig for stævne udvalg.

Mona er ansvarlig for juniorudvalg

Maria er ansvarlig for trivselsudvalg.

Britt er ansvarlig for sponsor og medieudvalg.

Mie er ansvarlig for Handicapudvalg.

Louise er ansvarlig for fonde og legat

Søren er ansvarlig for materiale- og terrænudvalg.

Kristine Vennevold vil gerne være med i trivselsudvalg og terrænudvalg

Melani Stoltz vil gerne være med i terrænudvalg.

Line Sibborn Pedersen vil gerne være med i terrænudvalg.

 

6: Gennemgang af regnskab og budget. Det er besluttet, at skal man have udbetalt penge, skal der gives en kvittering, pga. bogholderiet.

 Penge der skal indbetales til klubben, skal som udgangspunkt indbetales til konto.nr da der ellers skal betales gebyr.

 

Britt skriver nyhedsbrev.

 

7: Økonomi vedr. repræsentantskabsmøde. Dem der skal deltage i repræsentantskabsmødet, og skal have dækket deres transport, med kørselspenge.

 Det blev ligeledes besluttet, at idet det kræver en overnatning, vil indlogeringen blive betalt af klubben.

 Kørsel til repræsentantskabsmødet bliver lavet i fællesskab med ØLR.

 

8: Fremtidige mødedatoer:

 Bestyrelsesmøder bliver frem over den første mandag i måneden, hver anden måned. Næste møde bliver den 1. juni 2015.

 

9: LH- Hestedag

Den 8. august 2015 vil der blive afholdt LF- hestedag. Britt oplyser, at der er ved, at være styr på de overordnede ting på dagen. Der er stor sandsynlighed for, at Prinsesse Nathalie vil deltage som gæsterytter.

 

Britt, Zita, Hanne og Louise tovholder på LH- Hestedag.

 En del para ryttere har meldt deres ankomst.

 Det er vigtigt, at standarten bliver holdt, således, at det bliver ryttere, på et vis niveau, der deltager.

 Louise H sørger for tilladelse til nedsætning af hastighed.

 Miracel har tilbudt at sponsorerer øl, anlæg, pølser og vand.  Der skal arbejdes på, at sælge andet end pølser.

 Juniorudvalget vil få til opgave, at stå for ”runners” og toiletpassere

 

10:

Britt foreslår, at der laves arbejdsdag den 17. maj 2015 kl. 10.00 – 15.00. Der vil blive serveret mad til de der deltager.

 Der vil blive lavet tilmeldingsfrist af hensyn til forplejning.

 Der vil endvidere blive lavet arbejdsliste.

 Heidi forespørger, om der er nogle, der ligger inde med en bordplade og en håndvask og et køleskab.

 Louise H har et køleskab, der kan blive udlånt til klubben.

 Louise Jørgensen, ønsker, at plastikken bliver taget af springbommene og i stedet malet.

 Britt har lavet en folder til sponsorspring. Det bliver et engangsbeløb.

 Der mangler kaffemaskine til boden. Mie vil undersøge om hun kan skaffe en industrikaffemaskine.

  

Budget:

Heidi fremlægger budget for 2014 og 2015.

 Indtægter i 2014: 90.868,10 kr.

 Udgifter i 2014: 51.240, 53 kr.

 Overskud 2014: 39.627,57

 

Budget 2015

Indtægter i 2015: 269.500

 Udgifter i 2015: 241.400 kr.

 Overskud i 2015: 28.100 kr.

 

Britt tager en snak med tidligere medlemmer af sponsor – og fonde og legater udvalgene, idet der er tvivl om, hvorvidt nogle af deltagerne ønsker, at fortsætte i udvalget.

 Hanne bliver presseansvarlig for klub og Louise J for ridecenteret.

 Der blev talt om Kammeratskabspokalen, og det blev besluttet, at det er medlemmer af klubben, der skal bestemme, hvem der skal tildeles ”kammeratskabspokalen”. Der bliver hængt en postkasse op, hvor medlemmerne skal give deres stemme til kammeratskabspokalen.

 Postkassen kan også benyttes til ris og ros, og andet.

 Britt skriver i et nyhedsbrev, at der bliver hængt en postkasse op.

 Heidi har ansvaret for, at de meddelelser der givet til bestyrelen på facebook, bliver videregivet til Mie og Søren på mail.

 Louise J foreslår en webshop til salg af underlag og tøj. Heidi bliver ansvarlig for websiten.

 Britt foreslår, at der som sponsorgaver til tombola, bliver opstillet en kasse, hvor alle kan komme med sponsorgaver til tombola.

 Sponsorgaver til præmier til placeringer bliver stadig fra større sponsorer.

 

Heidi: Tina Jørgensen er massør i Nysted og vil gerne donere ved, at give 25 kr. til klubben ved salg af en behandling på 30 min og 50 kr. ved hvert udvidet behandling.

Bestyrelse takker for sponsorstøtte, til Tina Jørgensen, og bestyrelsen vil sørge for, det kommer på hjemmesiden.

 Bestyrelsen ønsker flere sponsorer på denne måde.

 

Maria Kaufmann tilbyder sig som frivillig til evt. kurser banebygger osv. Det blev besluttet, at klubben betaler for kurset.

 Kristine Vennevold vil gerne på ryttermærke kursus. Det blev besluttet, at Kristine skal sendes på kursus. 


Udskriv